Política de privacidad

Última actualización: 20 de junio de 2026

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales es Gaurkotek Hezkuntza teknologikoa, S.L., que opera bajo la marca GAURKOTEK, con NIF B22789002 y domicilio en Nabarra Oñatz 7, Bajo 2, 20115 Astigarraga.

Para cualquier consulta relacionada con la privacidad o para ejercer los derechos indicados en esta política, puede escribir a gaurkotek@gaurkotek.eus.

GaurkoTek no tiene designado un Delegado de Protección de Datos. Las consultas en esta materia serán atendidas directamente por la empresa.

2. A quién se aplica esta política

Esta política se aplica a las personas que contactan con GaurkoTek, a las familias y representantes legales del alumnado, al alumnado participante en las actividades, al profesorado, colaboradores, personas autorizadas para recoger a menores y representantes de entidades con las que colaboramos.

Se aplica tanto a la web pública como a los formularios de inscripción, el portal de familias, el portal de profesorado, la aplicación móvil Android y las comunicaciones relacionadas con nuestros servicios educativos, tecnológicos, extraescolares, talleres, cursos, campamentos y actividades puntuales.

3. Qué datos tratamos

Según la relación existente con GaurkoTek, podemos tratar las siguientes categorías de datos:

• Datos identificativos y de contacto: nombre y apellidos, teléfono, correo electrónico, parentesco o relación con el menor, dirección cuando sea necesaria y datos de personas autorizadas para la recogida.
• Datos del alumnado: nombre, edad o fecha de nacimiento, curso, centro educativo, grupo, sede, asistencia, participación, progreso, evaluaciones, observaciones pedagógicas y trabajos realizados.
• Datos económicos: titular, DNI del titular cuando sea necesario, IBAN, mandato SEPA, facturas, recibos, pagos, devoluciones e incidencias de cobro.
• Datos de acceso: credenciales, registros de inicio de sesión, fecha y hora de acceso, datos técnicos de seguridad y acciones necesarias para proteger el portal.
• Imágenes: fotografías o vídeos únicamente cuando exista la autorización separada correspondiente.
• Datos de salud limitados: solo de forma excepcional, principalmente en campamentos o actividades con comedor, cuando sean imprescindibles para alergias, intolerancias, dietas o seguridad de la actividad.
• Datos técnicos de la aplicación: token de notificaciones push, identificadores técnicos necesarios para su funcionamiento, plataforma y datos mínimos asociados a la cuenta o instalación para poder dirigir avisos.

Los datos se obtienen principalmente de padres, madres, tutores legales, personas usuarias del portal, profesorado, entidades contratantes o de la propia persona interesada cuando contacta con GaurkoTek.

4. Finalidades y base jurídica

Gestión de inscripciones y prestación del servicio

Tratamos los datos necesarios para gestionar solicitudes, matrículas, grupos, horarios, asistencia, actividades, comunicaciones operativas, evaluaciones, informes, portal de familias y portal de profesorado.

La base jurídica es la ejecución de la relación contractual o la aplicación de medidas precontractuales solicitadas por la familia, entidad o persona interesada.

Gestión de pagos, facturación y obligaciones legales

Tratamos datos de facturación, cobros, domiciliaciones SEPA, IBAN, recibos, devoluciones e incidencias económicas para gestionar los servicios contratados y cumplir obligaciones contables, fiscales y legales.

La base jurídica es la ejecución del contrato y el cumplimiento de obligaciones legales.

Datos de salud, alergias y necesidades de seguridad

GaurkoTek no trata de forma ordinaria datos de salud. Cuando sean necesarios para un campamento, comedor o actividad concreta, se solicitarán únicamente los datos imprescindibles para proteger al menor, organizar una dieta o atender una incidencia.

Estos datos se tratarán con autorización explícita del padre, madre o tutor legal, limitando el acceso al personal que necesite conocerlos. También podrán comunicarse, de forma mínima y necesaria, a la empresa de catering, seguro o servicio sanitario cuando sea imprescindible para la seguridad del menor.

Fotografías y vídeos

La toma y el uso de imágenes identificables de menores requieren una autorización separada de la inscripción. La negativa o retirada de esta autorización no impedirá participar en la actividad.

Cuando exista autorización, las imágenes identificables podrán compartirse únicamente con las familias participantes mediante enlaces privados y de acceso limitado, alojados en repositorios privados como Dropbox o Nextcloud.

GaurkoTek no publica fotografías o vídeos identificables de menores en su web, redes sociales, carteles, dosieres, publicidad o canales públicos.

Las fotografías o vídeos en los que un menor sea identificable se conservarán durante el curso o actividad correspondiente y se eliminarán al finalizar el curso escolar, salvo que sea necesario conservarlos temporalmente en copias de seguridad hasta la rotación técnica ordinaria de dichas copias.

Las imágenes revisadas en las que ninguna persona resulte identificable de forma directa o indirecta podrán conservarse sin límite temporal como material histórico, creativo o corporativo, al no constituir datos personales identificables.

Comunicaciones comerciales

GaurkoTek puede enviar información sobre cursos, campamentos, actividades, matrícula u otros servicios propios a familias actuales o anteriores cuando exista una relación contractual previa y se trate de servicios similares, siempre ofreciendo una forma sencilla y gratuita de oponerse o darse de baja.

Las personas que contacten con GaurkoTek para solicitar información no serán añadidas automáticamente a una newsletter o lista comercial. Solo recibirán comunicaciones comerciales si se suscriben expresamente o prestan un consentimiento específico.

Cada comunicación comercial incluirá un medio claro para solicitar la baja. La retirada del consentimiento no afectará a la licitud de los envíos realizados anteriormente.

Seguridad, control de accesos y defensa de reclamaciones

Tratamos determinados registros técnicos y datos de acceso para prevenir usos indebidos, proteger sistemas, gestionar incidencias, evitar fraudes y atender o defender reclamaciones.

La base jurídica es el interés legítimo de GaurkoTek en proteger sus sistemas, sus usuarios y sus derechos, sin perjuicio de los derechos de las personas afectadas.

5. Menores de edad

GaurkoTek presta servicios dirigidos principalmente a menores de edad. Las inscripciones, autorizaciones de imágenes, comunicaciones comerciales y, cuando proceda, autorizaciones relacionadas con datos de salud, deben ser realizadas por el padre, madre o tutor legal.

Cuando el tratamiento se base en el consentimiento y el menor tenga menos de 14 años, el consentimiento deberá ser otorgado por quien ejerza su patria potestad o tutela.

El alumnado no dispone de cuenta propia en los portales de GaurkoTek. El acceso corresponde a las familias, representantes legales y profesorado autorizado, según sus funciones y permisos.

6. Portal de familias, portal de profesorado y aplicación móvil

Portal de familias

Las familias pueden consultar y gestionar la información vinculada a sus hijos o hijas, como matrícula, grupos, asistencia, evaluaciones, documentos, comunicaciones, datos de contacto y, cuando corresponda, información de pagos o imágenes autorizadas.

Portal de profesorado

El profesorado solo puede acceder a los grupos y alumnado que tenga asignados y a la información necesaria para desarrollar su función educativa, como asistencia, evaluaciones, observaciones y datos de contacto autorizados.

Aplicación Android y notificaciones push

La aplicación móvil de GaurkoTek está vinculada al portal y puede mostrar la información correspondiente a la cuenta autenticada. Por ello, cuando una familia o profesor utiliza el portal desde la aplicación, se tratan los mismos datos necesarios para ofrecer esas funcionalidades.

La aplicación solicita únicamente el permiso de notificaciones. No solicita acceso a cámara, ubicación, galería, archivos, contactos, micrófono ni otros permisos sensibles.

Para el envío de notificaciones se utiliza Firebase Cloud Messaging de Google. Este servicio trata el token de notificación del dispositivo y determinados identificadores técnicos necesarios para enviar avisos a la cuenta correspondiente.

El token se utiliza exclusivamente para avisos relacionados con GaurkoTek y no para publicidad comportamental, elaboración de perfiles publicitarios, venta de datos o seguimiento de la persona usuaria.

Las notificaciones se diseñan para no mostrar información sensible, médica, financiera, académica detallada o identificativa de menores en la pantalla bloqueada del dispositivo. El contenido detallado, cuando exista, deberá consultarse dentro del portal autenticado.

La persona usuaria puede desactivar las notificaciones desde los ajustes de Android. Los tokens se conservarán mientras sean necesarios para la cuenta y la instalación activa, y se actualizarán o eliminarán cuando se sustituyan, resulten inválidos o dejen de ser necesarios.

7. Destinatarios, encargados y transferencias internacionales

No vendemos ni cedemos datos personales a terceros para fines publicitarios. Solo comunicamos o permitimos el acceso a datos cuando es necesario para prestar los servicios, cumplir obligaciones legales o proteger al menor.

Podrán acceder a datos, bajo las condiciones correspondientes, las siguientes categorías de destinatarios:

• Personal y profesorado autorizado de GaurkoTek, con acceso limitado a sus funciones.
• Entidades bancarias y proveedores necesarios para cobros, devoluciones y domiciliaciones SEPA.
• Stripe, como proveedor de pagos con tarjeta. Stripe trata los datos necesarios para ejecutar el pago y GaurkoTek recibe la información necesaria para gestionarlo.
• Raiola Networks, como proveedor de alojamiento de la web pública.
• Hetzner Online GmbH, como proveedor de infraestructura del portal de familias y profesorado.
• Dropbox, para copias de seguridad cifradas y, cuando proceda, repositorios privados de archivos.
• Nextcloud, como entorno de acceso privado y limitado a determinados archivos o imágenes autorizadas.
• Google Firebase Cloud Messaging, para el envío de notificaciones push a la aplicación Android.
• Empresas de catering, seguros, centros colaboradores o servicios sanitarios cuando sea necesario para una actividad concreta, especialmente en casos de alergias, dietas o emergencias.
• Administraciones públicas, autoridades, juzgados o fuerzas de seguridad cuando exista obligación legal.

La web pública se aloja en infraestructura de Raiola Networks en España. El portal de familias y profesorado se aloja en infraestructura de Hetzner dentro del Espacio Económico Europeo.

Algunos proveedores, como Stripe, Dropbox y Google/Firebase, pueden tratar o acceder a datos desde Estados Unidos u otros países fuera del Espacio Económico Europeo. En esos casos se aplicarán las garantías reconocidas por la normativa aplicable, como la adhesión al Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU., las cláusulas contractuales tipo u otros mecanismos válidos de transferencia internacional.

8. Plazos de conservación

• Consultas sin inscripción: hasta 12 meses desde la última comunicación, salvo que la persona se suscriba expresamente a comunicaciones comerciales.
• Datos de alumnado y familias: durante la relación con GaurkoTek y, posteriormente, durante los plazos necesarios para atender responsabilidades legales o reclamaciones.
• Datos académicos, asistencia y evaluaciones: mientras sean necesarios para prestar el servicio y, posteriormente, durante los plazos de responsabilidad aplicables.
• Facturas, recibos, mandatos SEPA y datos contables: durante los plazos legales aplicables, con carácter general seis años.
• Datos de salud recogidos para una actividad: solo durante el tiempo estrictamente necesario para la actividad y la gestión de posibles incidencias.
• Imágenes identificables: hasta el final del curso escolar o actividad, conforme a lo indicado en esta política.
• Datos de newsletter: hasta que la persona retire su consentimiento u opte por no recibir más comunicaciones.
• Tokens push: mientras sean necesarios para la cuenta y el dispositivo, o hasta que resulten inválidos, sean sustituidos o se solicite su eliminación.
• Copias de seguridad: durante el período de rotación técnica establecido para garantizar la recuperación ante incidencias.

9. Medidas de seguridad

GaurkoTek aplica medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos personales frente a accesos no autorizados, pérdida, alteración, destrucción o divulgación indebida.

Entre otras medidas, se aplican:

• Acceso restringido por roles y funciones.
• Autenticación de usuarios en los portales.
• Conexiones protegidas mediante cifrado en tránsito.
• Cifrado de información especialmente sensible, como el IBAN, dentro del sistema.
• Copias de seguridad cifradas.
• Limitación del acceso del profesorado a sus grupos y alumnado asignado.
• Revisión y retirada de accesos cuando dejan de ser necesarios.

10. Derechos de las personas interesadas

Las personas interesadas pueden solicitar el acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad de sus datos, cuando proceda.

En el caso de menores, estos derechos podrán ser ejercidos por sus padres, madres o representantes legales, pudiendo GaurkoTek solicitar la información necesaria para comprobar la identidad y la representación.

Para ejercer estos derechos, puede escribir a gaurkotek@gaurkotek.eus, indicando el derecho que desea ejercer y los datos necesarios para identificar la solicitud.

Si considera que sus derechos no han sido atendidos correctamente, puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos: www.aepd.es.

11. Cookies

La web puede utilizar cookies técnicas necesarias para su funcionamiento. Cuando se utilicen cookies no necesarias, analíticas, publicitarias o de terceros, se solicitará el consentimiento correspondiente a través del sistema de configuración de cookies habilitado en la web.

12. Cambios en esta política

GaurkoTek podrá actualizar esta política cuando cambien los tratamientos realizados, los servicios ofrecidos o la normativa aplicable. La versión vigente estará siempre disponible en la web y mostrará la fecha de su última actualización.